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Qual o melhor momento para fazer uma apresentação?

Em primeiro lugar, apresentações são importantes ferramentas de comunicação, e não criarei mais delongas sobre o assunto, e também temos a ciência (e senso) de que nem sempre é legal tentar enfiar uma apresentação, muitas vezes é possível concluir uma reunião ou apresentar algo sem ter um suporte visual. Então qual o melhor momento para fazer uma apresentação?

Foi dessa forma que Gemma Germains, co-fundadora da Well Made em Liverpool, encontrou uma forma de classificar se a oportunidade emergente é para uma apresentação ou não. Claro que não estamos falando de uma ciência exata para determinar o melhor momento (isso deve ser definido, também, por você, ao perceber o que aquela oportunidade demandará de você), mas certamente ajudará bastante a refletir sobre o assunto:

Por fim, o sistema de avaliação é feito através da contagem de pontos, e os itens são interessantes:

Você implorou por uma reunião?
Menos 3 pontos.

Você foi convidado (a)?
Adicione 1 ponto.

Se você foi convidado (a), eles te descobriram através da mídia?
Adicione 1 ponto.

Se você foi convidado (a), você foi recomendado a eles por um amigo ou colega?
Adicione 3 pontos.

Já trabalhou para esse setor antes?
Adicione 1 ponto.

Já fez algum trabalho similar?
Adicione 1 ponto.

Você teve a oportunidade de encontrar pessoalmente com a pessoa que irá fazer a reunião com você, antes dela acontecer?
Adicione 1 ponto.

Você consegue se apresentar pessoalmente?
Adicione 1 ponto.

Você está se apresentando em uma concorrência com mais de quatro empresas participantes?
Menos 1 ponto.

Você está se apresentando em uma concorrência com menos de duas empresas participantes?
Adicione 1 ponto.

Você REALMENTE possui uma boa ideia?
Adicione 1 ponto.

Devo fazer uma apresentação?

Se você fez 7 pontos, então a oportunidade é válida para fazer uma apresentação. Mas se não, é bom repensar se vale o investimento (tempo, pessoas, produção, planejamento etc.) por uma oportunidade que, talvez, entregue menos do que o prometido.

Alguns pontos que Germains traz em seu sistema de avaliação de oportunidades: ser conhecido é melhor do que ser convidado (principalmente se o endosso for de uma pessoa respeitável), o cliente não quer você (se quisesse, você não teria que pedir por uma reunião), ao conversar com o cliente procure identificar os pontos problemáticos (os quais você precisará corrigir/resolver) etc.

Dessa forma, é interessante? Sim, realmente são pontos válidos, mas lembre-se: a oportunidade de fazer uma apresentação não pode depender unicamente de uma tabela de pontuação – você, como profissional da área em que atua, deverá ter a responsabilidade e ciência em identificar quais oportunidades você deve levar sua apresentação e dar um show ou quando a oportunidade exige que você apenas converse durante um café.

Você se lembra do meu post de título Menos slides, mais relacionamento? Pois ele tem total conexão com o assunto desse post: apesar das apresentações serem excelentes ferramentas de comunicação, será que você sabe identificar o momento para utilizá-la?

Caso contrário, você estará “desperdiçando bala” – isto é, você forçará uma situação que ninguém quer (ou esperava), desperdiçando tempo (o seu e dos outros) e, no final, o resultado será abaixo do esperado.

Quando fazer uma apresentação: na prática

Muitas vezes fiz reuniões para apresentar a agência ou algum trabalho que desenvolvemos sem abrir o computador (ou ligar o iPad, no meu caso). E de fato sempre tive sucesso nas reuniões. Claro que se alguém pedisse pelo material ele estaria pronto para usar, mas eu naturalmente tenho a tendência a conduzir a reunião para uma conversa. O dia já é tão cansativo que gosto de propor um momento de descanso enquanto me recebem.

Então que tal você fazer o mesmo? Não abandone as apresentações, mas melhore sua percepção para identificar qual o melhor momento. Às vezes a melhor apresentação para essas oportunidades está em sua presença e condução da reunião. Nós não somos apenas cartões de visita das empresas que representamos, mas também somos a apresentação delas em pessoa.

Por fim, caso o momento seja de uma apresentação profissional, estamos aqui para preparar a Sua Apresentação e potencializar a mensagem e o objetivo dela. Isto é, na plataforma que você escolher: PowerPoint, Keynote ou Prezi.

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