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Enviar apresentação por email. Afinal, posso ou não posso?

Enviar apresentação por email de fato causa muita discussão. Mas o mesmo material que eu uso para apresentar também funciona para enviar por email? Nesse sentido, não sejamos extremistas. Pois não existe um “sim” ou um “não” nessa discussão. É preciso entender os parâmetros do planejamento da apresentação para saber se funciona. Por fim, vamos ver quais são eles:

O primeiro parâmetro é entender o que esperamos em relação ao impacto desse material. A palavra “impacto” vem sendo usada de maneira errada. Porque se assumiu que toda apresentação de qualidade deve ser impactante. A saber, aqui no MonkeyBusiness, 9 entre 10 clientes que nos contratam dizem que esperam um material impactante. E, se você busca somente impacto, então enviar apresentação por email pode ser um erro.

Mas você já parou para entender se o seu material precisa realmente ser impactante? Esse é o único adjetivo que podemos usar quando falamos de apresentações? Acreditamos que existem vários outros, e que eles devem ser encaixados de acordo com os parâmetros como objetivo do apresentador, mensagem, ambiente, tom da comunicação, humor, público-alvo, resistência, entre vários outros.

Pense que você tem um material informativo sobre o status de um projeto. Nele existe textos, gráficos, comparativos, tabelas, etc. Esse material será apresentado para a equipe que está trabalhando nesse projeto, e, portanto, tem interesse em receber essa informação para seguir seu trabalho. Então, precisa de impacto? Temos um material longo, didático, para um público aberto e receptivo a entendê-lo e com baixa resistência. Nesse caso, você precisa ser direto, claro e eficiente na transmissão da mensagem. Não impactante.

Enviar apresentação por email estraga seu impacto.

Agora, se você precisa deixar uma marca, firmar uma nova ideia, convencer, quebrar um paradigma, se diferenciar do concorrente ou emocionar, aí sim você precisa de impacto.

E sabemos que o material da apresentação, seja ele em Powerpoint, Keynote, Prezi, ou qualquer outro, sozinho, não causa impacto. Ele é um excelente apoio visual, mas sem o apresentador, desconsidere o impacto. Impacto em uma apresentação está relacionado primeiramente à velocidade de leitura da informação, de uma maneira criativa, que apresente um caminho novo para transmitir uma informação. Para ter velocidade, os slides devem ter mais de 80% da sua informação baseada em imagens. E quem os complementa com informações, é o apresentador.

No caso do impacto, o material enviado por email não funciona. Imagine receber uma apresentação impactante (quase sem texto) por email. Você não saberá do que se trata. E mesmo que entenda, perdeu a velocidade da informação e outras condições essenciais para o impacto como ritmo, fluxo, tom e humor da apresentação, que só podem ser colocados pelo apresentador.

Voltamos ao exemplo da apresentação para o time do projeto. Já que ela não deve ser impactante, apenas informativa, ela funciona se for enviada por email. Com certeza terá perda, porque o apresentador dá o toque humano na informação, direciona as informações certas para as pessoas certas, etc. Mas não invalida o envio.

O importante é entender todo esse planejamento antes da apresentação profissional para julgar sua eficiência por email. Se for informativa, se o público busca aquela informação, funciona. Se for impactante, não. Nesse caso, melhor que enviar apresentação por email é enviar um vídeo, com trilha, narração, bem animado e curto. No máximo 1 minuto. Porque o grande inimigo de quem escolhe enviar apresentação por email é o botão ESC, e ele está ali na sua esquerda, ao alcance das suas mãos.

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