A pergunta de um milhão de dólares, mais frequente da nossa vida aqui no MonkeyBusiness: Como melhorar uma apresentação?
Independente de como a comunicação se transforme durante o passar dos anos, as apresentações permanecem no cotidiano das pessoas e das empresas onde trabalham. Ou seja, a apresentação é uma excelente ferramenta de comunicação quando você precisa comunicar uma mensagem a um grupo de pessoas. Pode ser em formato quadro-a-quadro (formato mais popular, presente no PowerPoint e no Keynote, por exemplo). Em formato linear (como o Prezi). Ou então até ter um pouco de dinamismo e utilizar um quadro branco ou um flipchart para riscar durante o discurso. A questão é: todos apresentam. Mas como melhorar uma apresentação?
Cada um tem seu estilo ou preferência. Assim, nenhum está errado quanto às suas escolhas. Por exemplo, eu já vi pessoas se apresentarem de forma excelente sem utilizar sequer uma imagem. E, em paralelo, pessoas se afundarem no fracasso mesmo com uma apresentação visualmente encantadora.
Antes de falar que o problema está no conteúdo da apresentação ou que o profissional forçou a barra no design e esqueceu a mensagem, eu vou além. Com um ponto que é raro ser executado por quem precisa se apresentar: planejamento. Ele é a base para você que quer saber como melhorar uma apresentação.
Parece babaquice falar de planejamento. Tudo na vida exige preparo e entendimento (não nessa ordem). Mas a falta dele acontece em mais de 90% das apresentações. Nem mesmo o mais precário dos planejamentos acontece. Geralmente a pessoa começa a desenvolver a apresentação escrevendo de slide em slide até esgotar todas as fontes de informação. Não há como melhorar uma apresentação na tentativa e erro. É preciso inteligência em apresentações.
O que é, então, a inteligência em apresentações? E como aplica-la em como melhorar uma apresentação?
É você pensar que, antes de qualquer intento com uma apresentação, existe um objetivo a ser alcançado. E que, sem ele, nenhuma mensagem será comunicada com resultado.
Você precisa vender um projeto? Que tal investir mais informação sobre como ele será benéfico para o investidor (retorno de investimento)? Ao invés de carregar em informações institucionais? A diferença aqui é que você estará entregando exatamente o conteúdo que ele está esperando. E, principalmente, a que mais importa para ele. Muitos se preocupam em detalhar sua vida e seus sonhos de empreendedor e acabam se perdendo na maré do entusiasmo. Faltou planejamento.
Ou então um evento que precisa de patrocínio. As melhores informações a serem trabalhadas são as características do evento e sua relação com as empresas que você busca investimento para a realização. Talvez seja interessante você parar de contar sobre você e suas conquistas do passado. Com tanto fervor e focar na informação que seja direta ao ponto para a audiência.
Planeje antes!
Planejar uma apresentação significa traçar todo o caminho minuciosamente até o objetivo encontrado. Desta forma você certamente saberá quantos espaços em branco existem a serem preenchidos e quais informações são suficientes para cada momento. Isso significa, também, que você terá uma previsão do começo, meio e fim de sua apresentação, com a garantia de manter a unidade de sua comunicação, conduzindo sua audiência até ao ponto que você…planejou!
Entendeu o objetivo, traçou o caminho até ele e selecionou as informações? Agora sim você poderá passar para a direção de arte, pensar nas melhores cores que combinam com o assunto, o tipo de imagem que irá utilizar em cada slide e se elas correspondem com a informação.
Você pode não ser um profissional do design ou da comunicação, mas certamente chegará muito mais perto do sucesso em uma apresentação quando passar a se preocupar com o planejamento dela – tenha você o controle dela, e não o oposto. Uma apresentação “não fica gigantesca”, ela fica com a quantidade exata que você planejou e possui segurança para apresentar.
Uma apresentação sem planejamento é como começar a cozinhar sem ter receita, sem saber quem são os convidados e o que cada um gosta (ou, principalmente, não gosta), sem saber se possui todos os ingredientes ou se ficará faltando algum e precisará substituir por algo incomum.
E uma apresentação inteligente vai direto no ponto proposto, independente de ser storytelling ou um conteúdo técnico e formal. Afinal, o importante não é forçar uma história em momentos inoportunos, mas sim se comunicar bem, com clareza, assertividade, garantindo que não haverão dúvidas ao final da apresentação.
Isso é inteligência em apresentações.
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