Apresentação importante: ela sempre surge de última hora e o tempo para se preparar é escasso. Então, como fazer para não afunda-la?
Toda apresentação importante causa nervosismo e nos faz querer rever várias e várias vezes nosso material. Quando chega o momento de se apresentar, seja para o presidente, um conselho importante, um potencial investidor/patrocinador ou até mesmo um evento. É preciso ser bastante atencioso com os detalhes que permeiam uma apresentação.
O primeiro ponto é o conteúdo. Você tem certeza de que possui todo o conteúdo necessário para sua apresentação? Se não, é melhor correr atrás. E ser rápido, pois esta não é a única etapa importante e você não quer sofrer um efeito bola de neve um dia antes de se apresentar. Lembre-se que para toda apresentação importante todo tempo para preparo é importante. Planejar e escrever um bom conteúdo é primordial para construir um material de sucesso.
Para identificar se você possui o conteúdo correto, é preciso responder a algumas perguntas. Como, por exemplo, quem é o seu público, qual o objetivo de minha apresentação, por que me escolheram para falar, quanto tempo para apresentar e qual a conclusão que desejo passar a todos. Desta forma, você saberá por onde começar a buscar informações. E, assim, evitará uma apresentação com dezenas de slides a mais que no final você não irá usar. E provavelmente iria pular no meio da apresentação, o que é uma péssima sensação para quem está assistindo.
Sabe quem se preocupa com as questões acima? Pete Selleck, presidente da Michelin.
Saber (e dar importância para) o tempo que você terá é um filtro importantíssimo que te ajuda a selecionar as informações e, consecutivamente, a forma com que irá conduzir sua apresentação até chegar ao ponto final. Na hora de praticar, pegue um relógio e treine em duas etapas:
Treine com a contagem crescente
Desta forma, se você estourar o tempo, você saberá quanto tempo a mais precisou para concluir sua apresentação importante. Não treine olhando para o relógio, neste primeiro momento é importante você manter a calma e, principalmente, a naturalidade. Sendo sincero nesta parte você saberá exatamente aonde deverá corrigir.
Treine com a contagem regressiva
Agora você terá uma outra perspectiva de sua apresentação. E neste momento é importante você estar de olho no relógio. Não exatamente para saber se sua fala está se encaixando no tempo determinado, mas principalmente para entender em qual minuto está em determinados pontos de sua apresentação. Desta forma, quando você estiver falando de um determinado tópico, mentalmente saberá quantos minutos faltam para encerrar. Tendo um maior controle na hora de praticar e, principalmente, quando for apresentar.
De acordo com Tim Siedell, um apresentador deve considerar os 4 Ps:
1) Preparação
2) Preparação
3) Preparação
4) Ir ao banheiro antes.
É engraçado? Mas é real, por um motivo: você precisa estar confortável, sem nada que o incomode, pode ser a vontade de ir ao banheiro (que na hora pode não parecer forte, mas depois a vontade aperta, e você se sente desconfortável), responder a um e-mail que está em sua cabeça ocupando sua mente há tempos, escovar os dentes novamente, qualquer coisa – é importante subir ao palco com a cabeça tranquila. Existem casos raros como a Katy Perry, que conseguiu fazer um show inteiro no Brasil minutos após seu namorado terminar o namoro via SMS.
Outra dica importante é ter alguém para te assistir treinando, que possa lhe dar um feedback conciso e claro sobre seu desempenho. Depois de treinar sozinho, apresente para uma pessoa ou um pequeno grupo (como amigos, por exemplo) – ainda mais se for dentro de uma empresa, você pode treinar com pessoas do mesmo convívio, que são mais próximas do perfil para quem você irá apresentar (nada contra treinar com a esposa ou os familiares, mas em se tratando de assuntos corporativos, a melhor opção é treinar com quem esteja inserido no universo do assunto que irá falar).
O que podemos aprender então?
Resumindo? Prática, sempre. Não ignore esta etapa do preparo de um palestrante para se apresentar, ela é quem irá moldá-lo e adequá-lo para a apresentação, de acordo com as características que ela tiver. É comum em grandes eventos corporativos os principais palestrantes treinarem um dia antes no local do evento, passam a mesma apresentação diversas vezes para identificar qualquer necessidade de mudança – no material, neles próprios ou em ambos.
Apresentar é ter, geralmente, uma única chance de se comunicar – você não gostaria de desperdiça-lo pelo simples fato de não querer praticar, certo? E não ache que esta dica serve para os amadores, aliás, amadores são aqueles que acreditam que podem subir ao palco e improvisar o que quiserem sobre o assunto, até mesmo os comediantes profissionais de stand-up treinam (e muito) os improvisos e qualquer situação que eles prevejam acontecer.
Portanto, Rocky, pratique.
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