O que cortar de uma apresentação muito longa? Quando uma apresentação está muito longa, o primeiro impulso costuma ser procurar os slides mais carregados ou eliminar pequenos detalhes de cada página. Esse método raramente funciona. Isso porque o arquivo diminui um pouco, mas continua cansativo, porque o problema não está apenas na quantidade de conteúdo. Está na falta de um critério claro para decidir o que merece a atenção da audiência.
O público-alvo é a régua editorial da apresentação
Aqui na MonkeyBusiness, usamos o público-alvo como principal critério de corte. É ele quem determina o que fica, o que sai e o que pode ser transferido para um material de apoio. Antes de excluir qualquer slide, precisamos entender quem assistirá à apresentação, o que essas pessoas já sabem, quais dúvidas possuem e qual decisão esperamos que tomem ao final.
Uma informação pode ser muito importante para a empresa e, ainda assim, ser pouco relevante para aquela audiência. Um histórico detalhado da operação talvez interesse a uma equipe técnica, mas provavelmente será excessivo em uma reunião comercial com a diretoria. Da mesma forma, a descrição completa de uma metodologia pode ser indispensável em um treinamento, porém desnecessária em uma apresentação de cinco minutos para investidores. Assim, o conteúdo não possui importância absoluta. Sua relevância depende de quem está ouvindo.
O que cortar de uma apresentação longa e o teste de permanência de cada slide
Para decidir se um slide deve continuar na apresentação, complete a seguinte frase: “Este slide precisa existir porque ajuda este público a…”. A resposta pode ser compreender um problema, confiar em uma proposta, comparar alternativas, reduzir uma objeção ou tomar uma decisão. Quando não conseguimos concluir a frase com clareza, provavelmente estamos diante de um conteúdo que pode ser retirado.
Outro bom exercício é separar mentalmente o material em três camadas. A primeira reúne as informações essenciais para compreender o argumento. A segunda contém evidências que podem ser apresentadas caso surjam dúvidas. A terceira funciona como documentação, com detalhes, tabelas e dados complementares.
Lembre-se que a apresentação principal deve concentrar a primeira camada. As demais podem seguir para slides de apoio, anexos ou documentos enviados depois da reunião. Ou seja, ao se questionar o que cortar de uma apresentação longa, se você passa por esses parâmetros, já tem uma linha de pensamento que te ajuda a saber o que fica e o que sai do seu material. Como fizemos nessa apresentação do evento Scale UP que criamos para a Endeavor:
Cortar não significa empobrecer o conteúdo
Uma apresentação curta não precisa ser superficial. Ela precisa ser seletiva. Assim, reduzir slides significa proteger a linha de raciocínio contra informações que desviam a atenção ou atrasam a chegada ao ponto principal. Quando tudo recebe o mesmo destaque, o público não consegue identificar o que realmente importa.
Também vale lembrar que uma apresentação não deve assumir a função de relatório, manual e banco de dados ao mesmo tempo. Ela existe para conduzir uma conversa. E isso faz toda a diferença ao pensar no que cortar de uma apresentação longa. Os detalhes necessários para consulta podem permanecer disponíveis sem ocupar o centro da narrativa. Assim, o apresentador ganha tempo para explicar, ouvir reações, responder perguntas e construir uma relação mais produtiva com a audiência. Como fizemos nessa apresentação institucional criativa que criamos para o aplicativo de IA Doris:
Como nós da MonkeyBusiness reduzimos apresentações profissionais
Nos projetos da MonkeyBusiness, começamos definindo o público e o objetivo da comunicação. Depois, construímos a argumentação, organizamos o roteiro e somente então desenvolvemos o design dos slides. Dessa forma, essa ordem evita que páginas sejam mantidas apenas porque já estavam prontas, deram trabalho ou possuem uma aparência interessante.
O critério final é simples: corte o conteúdo que serve principalmente à segurança de quem apresenta e preserve o conteúdo que ajuda o público a compreender, sentir confiança e agir. Ou seja, uma boa apresentação não é aquela que reúne tudo o que a empresa sabe. É aquela que entrega exatamente o que determinada audiência precisa saber para avançar. E, muitas vezes, eles precisam de menos informações do que você imagina para se movimentarem.
